Eczane Otomasyon Programı Seçerken Sorulacak 10 Soru

Eczane otomasyon programı, eczanenin günlük işinin neredeyse tamamının geçtiği yazılımdır. Reçete, stok, İTS bildirimi, fatura, hasta kaydı. Bir kez seçildiğinde yıllarca değiştirilmez; değiştirildiğinde de geçiş, eczanenin en zor haftalarından biri olur. Bu yüzden seçim, demo ekranının ne kadar şık göründüğünden çok, birkaç somut sorunun cevabına göre yapılmalıdır.

Bu rehber belirli bir programı önermiyor ve hiçbir programı karşılaştırmıyor. Mevzuatın bir eczane programından beklediklerini ve tezgâhta sonradan sorun çıkaran konuları on soruda topladık. Soruları firmaya yazılı sorun; cevapları da yazılı alın.

Mevzuatın beklediği üç şey

Önce mevzuatın çerçevesi. Bunlar "olsa iyi olur" değil, eczanenin yerine getirmek zorunda olduğu işlerdir; program bu işleri ya yapar ya da kolaylaştırır:

İTS bildirimleri. Eczacılar ve Eczaneler Hakkında Yönetmelik, satış, depoya iade, eczaneler arası takas ve imha işlemlerinde İlaç Takip Sistemi'ne bildirimi zorunlu tutar (md. 27) (yönetmelik). Ambalaj yönetmeliği de serbest eczanelerin alış, satış, iade, mal devir ve vasfını yitirmiş ürünlerin deaktivasyon işlemlerinden sorumlu olduğunu sayar (md. 15/2-c).
Elektronik kayıt. Eczanede satışı yapılan tüm ilaçlar elektronik ortamda kaydedilir ve denetimlerde sunulmak üzere saklanır (Yönetmelik md. 45; İyi Eczacılık Uygulamaları Kılavuzu 12.1).
Veri güvenliği. KVKK'nın 12. maddesi veri sorumlusunun kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, muhafazasını sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almasını ister (Kanun).

1. İTS işlemlerinin hangileri programın içinden yapılıyor?

Alış, satış, iade, takas, deaktivasyon. Her birinin programın içinden mi, ayrı bir ekrandan mı yapıldığını sorun. Ambalaj yönetmeliği İTS'yi geri çekme ve bloke etme gibi işlemlerin de yürütüldüğü merkezi kayıt ve takip sistemi olarak tanımlar (md. 4). Geri çekilen ya da bloke edilen bir ürün okutulduğunda programın ne gösterdiğini demoda görün. Geri çekme sürecini ilaç geri çekme rehberinde ayrıca anlattık.

2. Kayıtlar nerede tutuluyor?

Eczanedeki bilgisayarda mı, firmanın sunucusunda mı, ikisinde de mi? Bulutta tutuluyorsa sunucu nerede, yedek nasıl alınıyor? Kayıtlar eczanedeyse yedeği kim, ne sıklıkla, nereye alıyor? Yönetmeliğin 45. maddesi kayıtların saklanmasını istediği için bir arıza ya da hırsızlık sonrasında kayıtların nasıl geri geleceği somut olarak cevaplanmalıdır.

3. Firma veri işleyen olarak hangi tedbirleri alıyor?

KVKK'nın 12. maddesinin ikinci fıkrası önemlidir: veri sorumlusu, kişisel verilerin kendi adına başka bir kişi tarafından işlenmesi halinde, tedbirlerin alınması konusunda bu kişilerle birlikte müştereken sorumludur. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 2018/10 sayılı kararı özel nitelikli veriler için şifreleme, işlem kayıtlarının tutulması, erişim yetkilerinin tanımlanması ve uzaktan erişimde en az iki aşamalı kimlik doğrulama gibi önlemler sayar (karar). Firmadan bu önlemlerden hangilerini uyguladığını yazılı olarak isteyin. Eczanenin kendi yükümlülükleri için eczanede KVKK rehberine bakabilirsiniz.

4. Her çalışanın ayrı kullanıcı hesabı olabiliyor mu?

Kurul kararındaki yetki tanımının eczanedeki karşılığı budur. Kimin hangi reçeteyi açtığı, kimin hangi satışı yaptığı görülebilmeli; işten ayrılan çalışanın hesabı tek adımda kapatılabilmelidir.

5. Firmadan ayrılırsam verilerimi nasıl alırım?

Bu soru genellikle en son sorulur, en çok da geçiş sırasında pişman olunur. Satış kayıtları, stok, hasta kartları ve geçmiş reçeteler hangi biçimde dışa aktarılabiliyor? Ücretli mi? Ne kadar sürüyor? Cevap sözleşmede yazmalı.

6. Nöbet saatlerinde destek var mı?

Yönetmelik eczanelerin bölgedeki çalışma saatlerine uymasını ve nöbet düzenini (md. 34, 35) düzenler. Gece nöbetinde program çökerse kimi arayacağınızı bilmek, nöbetin kendisi kadar önemlidir. Destek saatlerini, uzaktan bağlantıyla müdahale edilip edilmediğini ve hafta sonu, bayram günleri için durumu sorun.

7. Barkod okuyucu ve yazıcılarla nasıl çalışıyor?

Program karekodu nasıl ayrıştırıyor, hangi okuyucularla denenmiş? Fatura, fiş ve etiket yazıcıları için hangi sürücüler gerekiyor? Okuyucu tarafında bakılacakları eczane barkod okuyucu seçimi rehberinde anlattık.

8. Başka programlarla birlikte çalışıyor mu?

Eczanede otomasyon programının yanında başka yazılımlar da çalışır: tarif etiketi programı, muhasebe, kargo. Programın bu yazılımlarla çakışıp çakışmadığını, okuyucudan gelen veriyi paylaşıp paylaşamadığını sorun. İyi Eczacılık Uygulamaları Kılavuzu, eczanelerde hizmetin niteliğini artırmak için günün teknolojik koşullarından yararlanılmasını ister (6.7). Seçtiğiniz program, eczanede kullanmak istediğiniz diğer araçların önünü kesmemeli.

9. Güncellemeler nasıl geliyor?

SGK ve TİTCK düzenlemeleri sık değişir. Bir mevzuat değişikliği programa ne kadar sürede yansıyor, güncelleme eczanede elle mi yükleniyor, otomatik mi geliyor, güncelleme sırasında program kapanıyor mu?

10. Satın almadan deneyebilir miyim?

Kendi eczanenizde, kendi reçetelerinizle birkaç gün çalışmak, demo sunumundan daha fazlasını gösterir. Deneme sürümü varsa bir yoğun günü onunla geçirin; bir İTS iadesini, bir raporlu reçeteyi ve bir okunmayan kutuyu deneyin.

Demoda SUT kurallarını sınayın

Bir programın mevzuata ne kadar yakın çalıştığını en iyi, eczanede her gün karşılaşılan kurallarla denersiniz. Güncel SUT'tan iki örnek (SGK, güncel SUT):

İlaçlar reçetenin tanzim tarihinden itibaren 4 iş günü içinde sözleşmeli eczaneden temin edilir; bu süre dışındaki başvurularda reçetedeki ilaçlar verilmez (4.5.2/1). Süresi geçmiş bir reçete açıldığında program ne gösteriyor?
Sağlık raporuna dayanan reçetelerde ilaç, bitim tarihinden 15 gün önce verilebilir (4.5.2/2). Hasta erken geldiğinde program bunu nasıl bildiriyor?

Bu kuralların kontrolü sonunda eczacıya aittir; ama programın uyarı verip vermediği, yoğun bir günde hata payını belirler. Raporlu reçetedeki diğer kontrolleri raporlu ilaç teslimi rehberinde topladık.

Geçişi planlamak

Program değiştirmeye karar verdiyseniz geçişi en sakin haftaya koyun; ay sonu fatura dönemine ve nöbet günlerine denk getirmeyin. Eski programdaki kayıtların yeni programa nasıl aktarılacağını, aktarılamayan kayıtların eski programda ne kadar süre okunabilir kalacağını yazılı olarak netleştirin. Yönetmeliğin 45. maddesi kayıtların denetimde sunulmak üzere saklanmasını istediği için, eski kayıtlara erişimin geçişle birlikte kaybolmaması gerekir. Geçiş günü personelin kim neyi yapacağını bilmesi de en az yazılım kadar önemlidir; görev dağılımı için eczane personeli eğitimi rehberine bakabilirsiniz.

Firmaya göndermek için kısa liste

İTS: alış, satış, iade, takas ve deaktivasyon programın içinde mi?
Kayıt: nerede tutuluyor, yedek kimde, ne sıklıkla?
KVKK: veri işleyen olarak hangi tedbirler alınıyor, yazılı olarak?
Kullanıcılar: çalışan başına ayrı hesap ve işlem kaydı var mı?
Çıkış: veriler hangi biçimde, ne sürede, hangi ücretle teslim ediliyor?
Destek: nöbet ve tatil saatlerinde ulaşılabilir mi?
Donanım: okuyucu ve yazıcı uyumu nasıl test edildi?
Birlikte çalışma: tarif ve etiket programlarıyla çakışma var mı?
Güncelleme: mevzuat değişikliği ne kadar sürede yansıyor?
Deneme: kendi eczanemde deneyebilir miyim?

Tarif etiketi programı ayrı bir karar

Otomasyon programı ilacın kullanım tarifini etikete basmaz; bu iş için ayrı bir yazılım kullanılır. ilaçtarif® eczanedeki otomasyon programı ne olursa olsun onun yanında, bağımsız olarak çalışır ve otomasyon programının işleyişine müdahale etmez. Bir tarif programını seçerken sorulacakları ilaç tarif programı seçerken sorulacak 9 soru yazısında ayrıca topladık.

ilaçtarif®’i ücretsiz deneyin

Barkodu okutun; hasta adı soyadı, ilaç adı, hekimin önerdiği doz ve kullanım şekli 60×40 mm sarı termal etikete basılsın.

Ücretsiz deneyin 0850 885 07 97

Sık sorulanlar

Eczane otomasyon programı ile ilaç tarif programı aynı şey mi?

Hayır. Otomasyon programı satış, stok, İTS bildirimi ve reçete işlemlerini yürütür. İlaç tarif programı ise ilacın kullanım tarifini etikete basar. İkisi ayrı yazılımlardır ve birlikte çalışabilir.

Program bulutta çalışıyorsa hasta verisinden kim sorumlu?

KVKK'nın 12. maddesine göre veri sorumlusu, kişisel verilerin kendi adına başka bir kişi tarafından işlenmesi halinde, veri güvenliği tedbirlerinin alınmasından bu kişilerle birlikte müştereken sorumludur. Eczane veri sorumlusudur; programı sağlayan firma onun adına veri işler.

Program değiştirirken geçmiş kayıtlar ne olur?

Eczacılar ve Eczaneler Hakkında Yönetmelik eczanede satışı yapılan tüm ilaçların elektronik ortamda kaydedilmesini ve denetimlerde sunulmak üzere saklanmasını ister. Bu yüzden programı seçerken kayıtların hangi biçimde dışa aktarılabildiğini baştan sormak gerekir.

İlgili sayfalar

Kaynaklar

Eczacılar ve Eczaneler Hakkında Yönetmelik, güncel metin, md. 27, 34, 35, 45: www.mevzuat.gov.tr
Beşeri Tıbbi Ürünlerin Ambalaj Bilgileri, Kullanma Talimatı ve Takibi Yönetmeliği (RG 25.04.2017, sayı 30048), güncel metin, md. 4, 15: www.mevzuat.gov.tr
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, güncel metin, md. 12: www.mevzuat.gov.tr
Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 31.01.2018 tarihli ve 2018/10 sayılı karar: www.kvkk.gov.tr
TİTCK, İyi Eczacılık Uygulamaları Kılavuzu, 6.7, 12.1, 14: www.titck.gov.tr
SGK, 02.10.2026 Değişiklik Tebliği İşlenmiş Güncel 2013 SUT (md. 4.5.2): www.sgk.gov.tr